Chcesz zatrudnić pracownika, oto co Cię czeka

Znalezienie odpowiedniego pracownika może przysparzać nie lada problemów począwszy od tego, że musimy określić na jakiej osobie nam zależy, a później przebrnąć przez proces rekrutacji i wyłowić ową perełkę spośród innych kandydatów na dane stanowisko. Jednak jest to dopiero wierzchołek góry lodowej związanej z zatrudnieniem pracownika. Na co należy się przygotować, gdy pragniemy zatrudniać pracowników w naszej firmie?

Oczywiście jeżeli mamy książkowo odnieść się do pojęcia pracownika, to jest to osoba, z którą pracodawca powinien podpisać jedyną słuszną umową jaką jest umowa o pracę. Jednak nie oszukujmy się, na rynku pracy umowy zlecenia i umowy o dzieło w bardzo zbliżonym kształcenie normują stosunki między zlecającym/zamawiającym a wykonawcą – na wzór relacji pracodawca-pracownik. Nie oznacza to jednak, że skoro daną umowę nazwiemy inaczej to straci ona status umowy o pracę, bo jej główne elementy będą właśnie wskazywały na stosunek pracowniczy. Jak się można słusznie domyślać obchodzenie prawa i podpisywanie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia i o dzieło) podyktowane jest zmniejszeniem obciążeń pracodawców. W związku z zawarciem umowy o pracę czeka pracodawcę szereg obostrzeń, obowiązków i ograniczeń. Na pracodawcy ciąży wiele obowiązków narzuconych mu przez prawo pracy, prawo cywilne, ustawy podatkowe czy też inne akty prawne.

Już nawet zaczynając od kwestii zawarcia samej umowy o pracę, to musi być to dokonane w formie pisemnej bądź poprzez podpisanie umowy o pracę albo potwierdzone w formie pisemnej warunków umowy, jeżeli nie została ona zawarta na piśmie, a wszystko jeszcze zanim dojdzie do świadczenia pracy. Każda zmiana warunków zatrudnienia, musi być również dokonana w formie pisemnej. Jednak zdarza się, że nie tylko umowa i aneksy do umowy o pracę wiążą pracownika i pracodawcę, ale także obowiązujące w danej firmie (przedsiębiorstwie) regulaminy wynagradzania, premiowania czy dotyczące urlopów, jak również układy zbiorowe pracy. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o obowiązujących w zakładzie pracy przepisach wewnętrznych, jak i podstawowych warunkach pracy. W tych dodatkowych aktach znajdować się mogą szczególne procedury przyznawania nagród czy premii. Nie każdy przedsiębiorca, który przejmuje nową spółkę wraz z pracownikami zdaje sobie sprawę z obwarowań stawianych przez układy i regulaminy, jak też z ich poprawności czy możliwości zmiany, tak by przystosować je do czasów obecnych. W końcu coraz częściej mamy do czynienia z pracownikami mobilnymi czy zdalnymi, o których kodeks pracy w zasadzie milczy. Wielokrotnie zdarza się, że pracodawcy mylą  nagrodę z premią, a o pomyłce dowiadują się, gdy do sądu trafia powództwo ich pracownika z roszczeniem.

Jeszcze zanim pracownik podejmie pracę, musi mieć przeprowadzone badania lekarskie, które kończą się wydaniem orzeczenia lekarskiego przez lekarza medycyny pracy. Ich koszt obciąża pracodawcę. Orzeczenie lekarskie musi dawać niejako przepustkę i stwierdzać brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Drugim obowiązkiem dotyczącym zdrowia pracownika jest przeszkolenie go w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Bez tego szkolenia nie można dopuścić pracownika do pracy. Oczywiście i ono jest przeprowadzane na koszt pracodawcy.

Od momentu rozpoczęcia pracy, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika w ciągu 7 dni do ZUS, co w konsekwencji spowoduje konieczność (poza pewnymi wyjątkami określonymi przez przepisy) odprowadzania przez niego składek na: ubezpieczenie społeczne – emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe; ubezpieczenie zdrowotne; Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZUS ZUA. Także na pracodawcy leży w praktyce obowiązek wyliczania, dokumentowania i opłacania składek, bo nie dość, że opłaca część należnych składek jako pracodawca, ale także działa jako płatnik składek pracownika. Podobnie będzie wyglądała również sprawa odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych przez pracodawcę jako płatnika przy każdej wypłacie wynagrodzenia.

Powyższe obowiązki generują ogrom dokumentacji, do której dodamy jeszcze akta osobowe. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić indywidualne akta osobowe każdego pracownika. W aktach można znaleźć trzy rodzaje dokumentów, dotyczące faz ubiegania się o pracę, przebiegu pracy oraz wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. Co niezwykle ważne podkreślenia, akta przechowuje się przez 50 lat. Tylko dokumentacja, która posłuży do sporządzania listy płac musi być przechowywana przez 5 lat.

Obowiązki i ciężary, które spoczywają na barkach pracodawców mogą przysparzać problemów organizacyjnych i prawnych zwłaszcza, gdy w firmie brak jest wyspecjalizowanej komórki zajmującej się kwestiami pracowniczymi. Stworzenie działu HR bywa drogą koniecznością, zwłaszcza, gdy liczba pracowników wzrasta. Dlatego część pracodawców decyduje się na obniżenie kosztów w tym zakresie  i podjęcie współpracy z profesjonalną firmą oferującą outsourcing pracowniczy. To wtedy ona przejmuje za faktycznego pracodawcę, np. prowadzenie dokumentacji kadr i rozliczanie płac.

Skrótowe przedstawienie obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracowników to jedynie bezwzględne minimum tego, co jest wymagane. Należy pamiętać, że im dalej w las, tym więcej drzew. Każdy przypadek nowozatrudnionego pracownika jest zupełnie inny, dlatego powinien być rozpatrywany indywidualnie. W końcu mamy do czynienia z kapitałem ludzkim, który trudno skatalogować i wrzucić do jednego worka. Jeden pracownik będzie w wieku przedemerytalnym, drugi będzie niepełnosprawny, a trzeci będzie udawał się na urlop macierzyński. Każdy z przypadków wymaga innych procedur. Niemniej jednak zapotrzebowanie na nowych pracowników świadczy o tym, że firma się rozwija, a tego życzyłabym każdemu przedsiębiorcy.