Mniej dokumentacji u pracodawcy

Ministerstwo Gospodarki we współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zakłada on ograniczenie obowiązku przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

W obecnym stanie prawnym, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Jako płatnik składek jest obowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Akta osobowe i płacowe są dokumentacją tzw. niearchiwalną i posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania wynoszący 50 lat, po upływie którego są niszczone. Okres 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej.

Nadchodzące zmiany mają ograniczyć zakres obowiązku archiwizacji. Określone zostaną nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane zależnie od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno – rentowych. Proponuje się trzy okresy przechowywania:

1. okres zatrudnienia – zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy;

2. 5-letni okres po ustaniu zatrudnienia – dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy oraz

3. 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia – co do zasady, dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych.

Dla okresów przechowywania tylko przez czas zatrudnienia (0 lat) oraz przez 50 lat przewiduje się opracowanie zamkniętych katalogów dokumentów. Pozostałe dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia.

Zakłada się dopuszczenie przechowywania dokumentu po upływie okresu przewidzianego w ustawie aż do maksymalnego okresu wynoszącego 50 lat. Decyzję w tym przedmiocie podejmowałby pracodawca biorąc pod uwagę, że przechowywanie danych w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą może mieć miejsce nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania oraz z uwzględnieniem usprawiedliwionych interesów stron stosunku pracy.

Oczekiwanym efektem jest ograniczenie kosztów pracodawców poprzez zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji pracowniczej w związku ze znacznym ograniczeniem liczby dokumentów objętych obligatoryjnym archiwizowaniem przez okres 50-ciu lat. Wiąże się to ze zmniejszeniem powierzchni magazynowania, zmniejszeniem ilości wyposażenia technicznego niezbędnego do przechowywania dokumentów pracowniczych (np. segregatory, regały).

Zgodnie z założeniem zmiany miałyby wejść w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.