Wydatki na wynajem mieszkania a koszty uzyskania przychodu

W obecnej sytuacji, prowadzenie działalności gospodarczej nie powinno ograniczyć się wyłącznie do lokalnego rynku. Z drugiej jednak strony zdalna obsługa interesów nie zawsze jest wystarczająca, zatem zachodzi konieczność osobistego pojawiania się w miejscu świadczenia usług. Przedsiębiorcy zamiast korzystać z kosztownych hoteli, decydują się na wynajem mieszkań. Czy i w jaki sposób zaliczyć wydatki na wynajem do kosztów uzyskania przychodu?

Zdaniem fiskusa koszty wynajmu jak najbardziej mogą być potraktowane jako poniesione w celu osiągnięta przychodów. Należy pamiętać o 3 warunkach, które muszą zaistnieć, by określone wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

1. związek przyczynowy z przychodem lub źródłem przychodu i  poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Wynajem kilku mieszkań w bliskiej lokalizacji, podczas gdy prowadzona działalność nie powoduje konieczności dysponowania takim zapleczem lokalowym, może budzić uzasadnione wątpliwości co do zasadności aż tylu wynajmów. Zarzut jaki się może pojawić, to próba zaliczenia do kosztów wydatków osobistych związanych z potrzebami mieszkaniowymi. Wynajem powinien zatem służyć realizacji przedsięwzięć poprzez ograniczanie kosztów (pobyt w hotelach) czy oszczędzaniem czasu (dojazd do miejsca docelowego).

2. negatywna przesłanka wyłączenia danego wydatku spod kosztów (art. 23 ust 1 PIT).

W katalogu wyłączeń ustawodawca nie przewidział, aby wydatki na wynajem miały nie być kosztem uzyskania przychodów.

3. właściwa dokumentacja

Sama umowa najmu czy wystawiona faktura nie jest wystarczającą podstawą do kwalifikacji wydatku jako koszt podatkowy. Ważne jest by przedstawić odpowiednie dokumenty, które poświadczą, że pobyt w określonym czasie było konieczny – tym samym wynajem mieszkania był racjonalnie uzasadniony. Może być to umowa z klientem, z której wynika miejsce i czas wykonania usługi. Należy zaznaczyć, że zgromadzone dowody nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela przedmiotowego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu tego mieszkania.

Same przedstawienie wydatków poniesionych na wynajem to jedno. Jak zwykle trzeba udowodnić, że efektywne prowadzenie działalności gospodarczej wymaga ich poniesienia.

Zobacz:

– interpretację indywidualną Dyrektora IS w Bydgoszczy z dnia 21 sierpnia 2014 r. (ITPB 1/415-615/14/AK).