Okulary w prezencie pracownikowi

Po pierwsze muszę sprostować, iż nie noszę okularów (poza przeciwsłonecznymi), a te prezentowane na zdjęciu nie należą do mnie. Jednak, po kilkuletniej czy kilkunastoletniej pracy przed ekranem komputera, takie szkiełka korekcyjne mogą być nieuniknione. Zakup okularów to czasem konieczność dla sfatygowanych oczu i odpowiedniego wykonywania naszych obowiązków służbowych. Z tych właśnie powodów to pracodawca powinien zająć się wsparciem naszego wzroku. Tylko jak na to patrzy US i ZUS?

Skrótowo można zadać pytanie: czy okulary dla pracownika podlegają opodatkowaniu? W zasadzie podlegają zwolnieniu na podstawie art. 21 ust.1 pkt 11 ustawy o PIT (zwolnienie dotyczy świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw). Aczkolwiek, zgodnie z interpretacją ogólną minister finansów z 16 marca 2011 r. (nr DD3/033/30/ CRS/11/95), żeby skorzystać ze zwolnienia należy spełnić warunki wymagane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973). Zacznijmy od tego, że okulary (cz też szkła kontaktowe – bo i ta opcja wchodzi w grę) musi nam zalecić lekarz specjalista podczas przeprowadzania badań okulistycznych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, a konieczność korzystania z nich ma związek z pracą przed monitorem. Następnie pracodawca może wybrać czy zaopatrzy pracownika w okulary samodzielnie czy zwróci całość lub część kosztów poniesionych przez pracownika. Jeżeli decyduje się na drugie rozwiązanie, powinien wyznaczyć limit kwoty (brutto) na zakup okularów, którego przekroczenie skutkować będzie niesfinansowaniem zakupu ponad tę kwotę. Jest to ważne z tej przyczyny, iż, o ile ceny szkieł różnią się nieznacznie i zależą od uwarunkować powiedziałabym techniczno-optycznych, o tyle ceny oprawek kształtowane są przez modę, markę i materiały potrzebne do ich wytworzenia. Ciekawe jak by reagował pracodawca, gdyby musiał zwrócić 1700 zł tylko za same oprawki Diora?

Ważną z punktu widzenia US jest wystawiona faktura. Powinna opiewać na zakład pracy, lecz, zgodnie z przytaczaną interpretacją ogólną, również kwoty z faktur wystawianych na pracownika winny być brane pod uwagę. Kwestia użyteczności okularów jest bardzo ważna, ponieważ zwolnienie dotyczy pracowników, którzy co najmniej połowę swego dobowego czasu pracy spędzają przed ekranem monitora.

Pracodawca może „puścić” w koszty uzyskania przychodu wydatki związane z zakupem okularów, ale istnieją pewne zastrzeżenia. Po pierwsze kwalifikuje się wydatki rzeczywiście wydane lub zgodnie z przyznanym pracownikowi limitem. Po drugie mowa jest o kwocie netto. Jeżeli kwota przewyższała limit (kwoty brutto) należy podejść do rozliczenia proporcjonalnie. Po trzecie i najważniejsze, wydatki te związane są z przestrzeganiem w przedsiębiorstwie przepisów bhp, a okulary są niezbędnym narzędziem bezpiecznej dla zdrowia pracy przed monitorem.

W zakresie VAT-u, kwestię rozliczenia faktury wystawionej na pracodawcę, należy dokonywać mając na uwadze pismo z 28 marca 2012 r. wydane przez IS w Łodzi (sygn. IPTPP1/443-3/12-4/ MW). Z pisma wynika prosta, acz nie przez wszystkich akceptowana zasada, iż „podatek VAT podlega odliczeniu w proporcji do kosztów zwracanych pracownikowi, czyli kosztów poniesionych przez wnioskodawcę. Tak więc, jeśli wnioskodawca pokrywa 100% kosztów związanych z zakupem (w przypadku faktury wystawionej na kwotę niższą lub równą określonemu limitowi), może odliczyć cały VAT wynikający z faktury, jeśli zaś pokrywa jedynie część (do wysokości przyjętego limitu), to dokonuje odliczenia odpowiedniej części podatku do wysokości dokonanego zwrotu”

Dofinansowanie do okularów (lub soczewek) ma również swoje konsekwencje w zakresie składek do ZUS. Obliczając wysokość składki należy brać pod uwagę wszelkie przysporzenia pracownicze, ale za sprawą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zakup okularów może podlegać zwolnieniu. Bezwzględne zwolnienie dotyczy zakupu okularów dla pracowników pracujących przed monitorem (gdyż jest to obowiązek wynikający z przepisów bhp), dlatego ta kwota nie będzie oskładkowana. Natomiast skorzystanie ze zwolnienia przy zakupie okularów korekcyjnych innym pracownikom, wymaga spełnienia określonych w rozporządzeniu warunków. Można skorzystać z furtki jaką daje zwolnienie świadczeń, których przyznanie uregulowane jest m.in. w układzie zbiorowym pracy, a polega na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż ceny detaliczne niektórych artykułów. Czyli de facto pracodawca refunduje zakup okularów w części i właśnie ta część jest nieoskładkowana. W dalszym ciągu jest to opłacalne – pracownik jest zadowolony, bo uzyskuje produkt niewielkim kosztem, a pracodawcę postrzega się korzystniej, tylko ZUS nie dostanie pełnej doli od zakupu okularów.

Rzekło by się ze znaną z czasów Polski Ludowej werwą: okulary na nosy, okulary do pracy!